Algemene voorwaarden Resolve Visie

Versie 01-04-2020

Inleiding

Dit zijn de Algemene Voorwaarden die van toepassing zijn op de mediationovereenkomst van Resolve Visie B.V. De Algemene Voorwaarden bestaan uit vier delen:
A) De Algemene Voorwaarden m.b.t. tot dienstverlening van Resolve Visie B.V.
B) De Gedragsregels voor de MfN-registermediator
C) Het MfN-mediationreglement
D) De Verklaring omtrent bescherming van persoonsgegevens (AVG)

DEEL A: Algemene Voorwaarden Resolve Visie B.V.

Artikel 1. Definities
1. Opdrachtgever: degenen die de opdracht samen hebben gegeven.
2. Opdrachtnemer: Resolve Visie B.V., de scheidingsbemiddelaar of de mediator.
3. Mediation of Bemiddeling: de procedure waarbij opdrachtgevers zich inzetten om, onder leiding van de mediator of scheidingsbemiddelaar, hun kwestie op te lossen met toepassing van deze Algemene Voorwaarden.
4. MfN: Mediators Federatie Nederland

Artikel 2. Algemeen
1. De mediationovereenkomst heeft betrekking op het begeleiden van de opdrachtgever door de opdrachtnemer gedurende het scheidingsproces.
2. De Algemene Voorwaarden worden geacht deel uit te maken van iedere overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Van deze Algemene Voorwaarden kan slechts uitdrukkelijk en schriftelijk worden afgeweken.
3. De aanvaarde opdracht leidt tot een inspanningsverbintenis en niet tot een resultaatsverbintenis.
4. Door het opnemen van de MfN Gedragsregels en het MfN Reglement in haar –op de mediationovereenkomst van toepassing zijnde– Algemene Voorwaarden, geeft Resolve Visie B.V. aan, dat haar mediators en scheidingsbemiddelaars handelen overeenkomstig deze regels. Een exemplaar van de Algemene Voorwaarden is voorafgaand aan ondertekening van de mediationovereenkomst door de opdrachtnemer aan opdrachtgever ter beschikking gesteld.
5. Voorzover de mediator geen MfN-registermediator is handelt hij/zij wel overeenkomstig de MfN Gedragsregels en het MfN Reglement, maar valt de mediator niet onder het tuchtrecht zoals genoemd in de MfN Gedragsregels en het MfN Reglement.

Artikel 3. Aanvang, beëindiging en opzegging
1. De mediation vangt aan op de in de mediationovereenkomst aangegeven datum.
2. De mediation eindigt met de ondertekening van de rapportage, het convenant, het ouderschapsplan, of de vaststellingsovereenkomst, dan wel bij schriftelijke mededeling van beëindiging door opdrachtgever en/of mediator.
3. Bij tussentijdse beëindiging van de mediationovereenkomst, vindt een eindafrekening plaats op basis van de geleverde uren en diensten, waarbij de geleverde uren en diensten als volgt berekend worden: alle contacturen (inclusief telefonische en mailcontacturen) maal twee, die tegen het dan geldende uurtarief in rekening worden gebracht, gemaximeerd tot het afgesproken totaaltarief.

Artikel 4. Kosten en tarieven
1. Het tarief voor de scheidingsbemiddeling wordt vóór ondertekening van de mediationovereenkomst met de opdrachtgever afgesproken en vervolgens in de mediationovereenkomst vermeld. Het genoemde tarief is inclusief BTW, tenzij anders vermeld.
2. Tenzij anders overeengekomen, betreft het tarief voor de dienstverlening van Resolve Visie B.V., een ‘all-in’-tarief, inclusief BTW, voor de mediation en de werkzaamheden genoemd onder Dienstverlening, en voor de kosten van de door Resolve Visie B.V. ingeschakelde advocaat. Het tarief is exclusief griffierechten.
3. Indien een uurtarief wordt afgesproken, wordt dit in de mediationovereenkomst vermeld. Het uurtarief is inclusief BTW. Indien een uurtarief wordt afgesproken wordt er apart afgesproken welke werkzaamheden verricht zullen worden.
4. Het uurtarief 2020 bedraagt € 180,- inclusief BTW.

Artikel 5. Dienstverlening
1. De dienstverlening van Resolve Visie B.V. bestaat uit de begeleiding van het scheidingsproces van opdrachtgever. De volgende activiteiten worden uitgevoerd, voor zover van toepassing: het begeleiden van mediationgesprekken, het maken van een inventarisatie/rapportage, waarin gespreksverslagen zijn opgenomen, het maken van een alimentatieberekening, het voeren van een gesprek met de kinderen, het opstellen van het scheidingsconvenant/beëindigingsovereenkomst, het opstellen van het ouderschapsplan, het inschakelen van de advocaat voor de formalisering van de scheiding, het invullen van pensioenformulieren.
2. Voor een optimaal verloop van het scheidingsproces is externe expertise op het gebied van recht, financiën, onroerend goed, verzekeringen, maatschappelijk werk, etc., soms noodzakelijk. Indien dit het geval is zal de opdrachtnemer, de opdrachtgever hierover inlichten. De opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het inwinnen van dergelijke expertise.
3. Inschakelen van externe experts/derden gebeurt alleen in overleg en na toestemming van de opdrachtgever. Als een derde door de opdrachtnemer wordt ingeschakeld, gebeurt dit in naam en voor rekening van de opdrachtgever en de facturen dienen rechtstreeks bij de opdrachtgever ingediend te worden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 6. Facturering en betaling
1. Facturering van de dienstverlening vindt plaats onmiddellijk na de eerste actie door opdrachtnemer ten behoeve van opdrachtgever. Indien facturering op uurtarief is overeengekomen, vindt facturering plaats volgens afspraak, dan wel maandelijks.
2. Betaling dient te geschieden binnen 7 dagen na factuurdatum, tenzij op de factuur anders is aangegeven, maar uiterlijk voor het einde van de mediation.
3. Alle kosten, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, met betrekking tot de door de opdrachtgever verschuldigde en niet tijdig betaalde bedragen, zijn voor rekening van de opdrachtgever. Zodra opdrachtnemer zich genoodzaakt ziet haar vordering aan derden ter incasso over te dragen, is opdrachtgever gehouden een vergoeding te voldoen van 15% van de hoofdsom, onverminderd het recht de volledige schade te vorderen.
4. Ingeval de opdrachtgever tekort schiet in de nakoming van zijn financiële verplichtingen kan de opdrachtnemer de werkzaamheden tijdelijk opschorten of staken. De opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die mocht ontstaan als het gevolg van opschorting en/of staking van de werkzaamheden op deze grond.

Artikel 7. Overmacht
1. Indien er sprake is van overmacht, bijvoorbeeld bij ziekte en tijdelijke of blijvende arbeidsongeschiktheid van de opdrachtnemer, dan zullen de werkzaamheden volgens de mediationovereenkomst worden overgenomen en verder uitgevoerd worden door een vervangende Resolve Visie mediator of scheidingsbemiddelaar.
2. Ingeval van overmacht zal de opdrachtnemer daarvan onverwijld melding doen aan de opdrachtgever.

Artikel 8. Verzuim van de opdrachtgever
Indien de voortgang in de uitvoering of de levering van de dienstverlening door verzuim van de opdrachtgever wordt vertraagd, kunnen de door de opdrachtnemer bestede uren op basis van het vermelde uurtarief in rekening worden gebracht.

Artikel 9. Aansprakelijkheid
1. De opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor de gevolgen van foutieve en/of onvolledige informatie die door de opdrachtgever zijn verstrekt.
2. De opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor de gevolgen van daden of nalatigheden van de opdrachtgever.
3. Bij het inschakelen van externe derden (conform artikel 5.3) voor de uitvoering van de aan haar verstrekte opdrachten zal opdrachtnemer de nodige zorgvuldigheid in acht nemen. Voor eventuele fouten en/of tekortkomingen van deze derden is opdrachtnemer niet aansprakelijk.
4. In elk geval beperkt opdrachtnemer haar aansprakelijkheid jegens opdrachtgever tot maximaal het factuurbedrag in verband met de door haar verrichte werkzaamheden ten behoeve van opdrachtgever.
5. Ongeacht het voorgaande is de aansprakelijkheid van opdrachtnemer te allen tijde beperkt tot maximaal het bedrag dat in voorkomende gevallen zal worden uitbetaald krachtens de afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

Artikel 10. Geschillen
Alvorens geschillen over de interpretatie of de toepassing van deze Algemene Voorwaarden en de mediationovereenkomst zullen, indien noodzakelijk, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van opdrachtnemer, zullen opdrachtgever en opdrachtnemer proberen in onderling overleg, dan wel via mediation, tot overeenstemming te komen.

Artikel 11. Gedragsregels en klachten
1. Indien opdrachtgever niet tevreden is met de geleverde dienstverlening, kan opdrachtgever schriftelijk een mail richten aan info@resolve.nu.
2. De bij Resolve Visie B.V. werkende MfN mediators zijn onderworpen aan het tuchtrecht conform het Reglement Stichting Tuchtrechtspraak Mediators. Een opdrachtgever kan binnen twaalf maanden na beëindiging van de bemiddeling bij het MfN een klacht indienen conform de op dat moment vigerende Klachtenregeling MfN.

Artikel 12. Toepasselijk recht
Op deze Algemene Voorwaarden en de mediationovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

DEEL B: Gedragsregels voor de MfN-registermediator

Gedragsregels voor de MfN-registermediator
Deze gedragsregels zijn een richtlijn voor het gedrag van de MfN-registermediator. Zij dienen tevens als informatievoorziening voor betrokkenen en als maatstaf voor de tuchtrechter bij het toetsen van het handelen van de mediator.

1 – Beroepsethiek en integriteit
De mediator gedraagt zich zoals van een behoorlijk mediator mag worden verwacht.
Toelichting
Deze gedragsregel is de basis voor het optreden van de mediator en de kapstok voor alle overige gedragsregels, die daarvan een uitwerking zijn. Integriteit is een kernwaarde voor de mediator. Van de mediator mag worden verwacht dat hij zijn professionele code en de algemene sociale en ethische normen en waarden naleeft en hanteert, ook bij druk van buitenaf om hiervan af te wijken. De mediator treedt ten minste op als een redelijk bekwaam en redelijk handelend mediator.

2 – Transparantie
De mediator verschaft partijen duidelijkheid over het mediationproces.
Toelichting
Transparant handelen houdt in dat de mediator partijen duidelijkheid verschaft over het mediationproces, inclusief zijn eigen rol daarin. De mediator maakt kwesties met of tussen partijen bespreekbaar en is duidelijk over zijn aanpak en wat partijen van hem mogen verwachten. Openheid en duidelijkheid zijn essentieel voor het opbouwen van vertrouwen en een goede werkrelatie met partijen. De mediator voorkomt hiermee ook moeilijkheden in een later stadium.

3 – Partijautonomie
3.1  De mediator ziet erop toe dat alle bij de mediation betrokken partijen de autonomie van partijen respecteren.
3.2  De mediator doet geen uitspraak over de kwestie.
Toelichting
De mediator bewaakt de autonomie van partijen en toetst hun commitment en vrijwillige deelname aan de mediation. De partijen maken zelf hun keuzes en dragen daarvoor ook de verantwoordelijkheid. De mediator staat tussen de partijen en ondersteunt hen in het maken van hun keuzes en het zoeken naar een oplossing. De mediator kan partijen daarbij waar nodig informatie verstrekken, zodat zij zich een weloverwogen beeld kunnen vormen en hun positie kunnen bepalen.
De mediator doet geen uitspraak over de kwestie of een onderdeel daarvan. Hij neemt dus geen beslissing over de inhoud van het conflict tussen partijen. De mediator is ook terughoudend in het geven van zijn mening of het geven van advies over wat een partij wel of niet zou moeten doen. Een mening of advies is doorgaans niet waardevrij en onpartijdig en verdraagt zich lastig met de partijautonomie en de neutrale rol van de mediator. De mediator wijst partijen zo nodig op de mogelijkheid om externe adviseurs of deskundigen te raadplegen tijdens de mediation.
In het geval de mediator op uitdrukkelijk verzoek van alle partijen toch een al dan niet bindende uitspraak wil doen, zal hij duidelijk afstand moeten doen van zijn rol als mediator. Het moet voor partijen duidelijk zijn in welke hoedanigheid hij optreedt. De mediator legt deze rolwisseling schriftelijk vast.

4 – Onafhankelijkheid
4.1  De mediator stelt zich onafhankelijk op. Hij heeft geen belang dat zijn onafhankelijkheid zou kunnen aantasten.
4.2  Indien de mediator de kwestie niet op een onafhankelijke wijze kan begeleiden, aanvaardt hij de opdracht niet of trekt hij zich terug.
Toelichting
De mediator die een belang bij de mediation heeft dat zijn onafhankelijkheid in de weg staat of zou kunnen staan, neemt zijn benoeming niet aan. Dit belang zou kunnen liggen in een persoonlijke of zakelijke relatie die de mediator of een van zijn kantoorgenoten heeft of heeft gehad met partijen of met een van hen, of in de uitkomst van de mediati- on. Hij dient zich ook bewust te zijn van de mogelijke schijn van afhankelijkheid en daar naar te handelen. De mediator verschaft partijen duidelijkheid over zijn positie indien zijn onafhankelijkheid ter discussie staat of zou kunnen staan. Vervolgens vraagt hij partijen of zij op deze basis met hem verder willen. De mediator waakt ervoor dat hij zijn onaf- hankelijkheid zowel tijdens als na de mediation bewaart. Zo nodig trekt hij zich terug.

5 – Onpartijdigheid
5.1  De mediator is er voor alle partijen. Hij is onpartijdig en handelt zonder vooringenomenheid.
5.2  Indien de mediator de kwestie niet op een onpartijdige wijze kan begeleiden, aanvaardt hij de opdracht niet of trekt hij zich terug.
Toelichting
Kenmerkend voor de mediator is zijn neutrale, onpartijdige rol. De mediator is er voor alle partijen. Hij heeft een vertrouwenspositie ten opzichte van elk van hen. De mediator geeft in woord en daad geen blijk van een voorkeur voor of van afkeuring van (een van de) partijen en handelt zonder vooringenomenheid jegens hen. Het vertrouwen bij partij- en dat de mediator onpartijdig is, is essentieel voor de kwaliteit van het mediationproces.
De mediator treedt alleen in die kwesties op waarin hij zijn onpartijdigheid kan bewaren. Hij waakt er steeds voor dat zijn onpartijdigheid niet wordt aangetast door vooringenomenheid, gebaseerd op bijvoorbeeld persoonlijke kenmerken, positie, religie of achtergrond of door een oordeel over door partijen ingebrachte standpunten of belangen.
Van de mediator mag worden verwacht dat hij zichzelf kritisch volgt en zijn neutrale, onpartijdige positie doorlopend bewaakt. Als het voor de mediator onmogelijk is de medi- ation op een onpartijdige wijze te begeleiden, dan trekt hij zich daaruit terug.

6 – Vertrouwelijkheid
6.1  De mediator ziet erop toe dat alle betrokkenen bij de mediation zich verplichten de vertrouwelijkheid van de mediation te respecteren.
6.2  De mediator heeft een geheimhoudingsplicht.
6.3  De geheimhoudingsplicht duurt voort na de beëindiging van de mediation.
Toelichting
De mediator ziet erop toe dat hij zelf en alle andere betrokkenen bij de mediation zich uitdrukkelijk verbinden aan de geheimhoudingsplicht teneinde het mediationproces te bevorderen. Uitgangspunt is dat alles wat tijdens een mediation mondeling en schriftelijk wordt uitgewisseld, vertrouwelijk is. Deze informatie mag niet buiten de mediation tijdens of na afloop van de mediation worden gebruikt, tenzij partijen daarover expliciet afwijkende afspraken maken met elkaar en met de mediator bijvoorbeeld indien terugkoppeling nodig is voor de voortgang van de mediation. Informatie die al openbaar of bekend was voor de mediation valt buiten de geheimhoudingsplicht. De geheimhoudingsplicht geldt voor alle betrokkenen bij het mediationproces en voor de mediator in het bijzonder als eerstverantwoordelijke om erop toe te zien dat de betrokkenen zich tot geheimhoudingsplicht verbinden en de vertrouwelijkheid respecteren.
De mediator heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van alles wat hij in zijn hoedanigheid als mediator verneemt in zijn gesprekken met partijen en hun adviseurs, zowel plenair als afzonderlijk. Zijn geheimhoudingsplicht geldt ook voor verkennende gesprekken met partijen vóórdat met hen een mediationovereenkomst is gesloten. Een terugkoppeling van informatie door de mediator naar verwijzers of opdrachtgevers die verder gaat dan een kennisgeving van beëindiging van de mediation, gebeurt uitsluitend in overleg en met instemming van alle partijen.
De geheimhoudingsplicht van de mediator vervalt voor zover de mediator dit nodig heeft om zich te verweren in procedures, inclusief klacht- of tuchtprocedures. Op de geheimhoudingsplicht van de mediator worden enkele uitzonderingen gemaakt die te vinden zijn in het MfN-Mediationreglement.

7 – Competentie
De mediator neemt een mediation alleen aan wanneer hij over de nodige kwaliteiten beschikt om de mediation goed te laten verlopen.
Toelichting
Van een mediator mag verwacht worden dat hij beschikt over de kennis, vaardigheden, beroepshouding en de persoonlijke kwaliteiten die nodig zijn om een goed verloop van de mediation te waarborgen. Is dat niet of in onvoldoende mate het geval, dan neemt hij de mediation niet aan. Mocht de mediator de zaak al hebben aangenomen, dan trekt hij zich terug.
Tot de van de mediator te verwachten kennis hoort kennis van communicatie en conflictoplossing, onderhandelingsconcepten en interventietechnieken. De te
verwachten kennis kan ook inhoudelijke deskundigheid zijn op het terrein waarop de kwestie zich afspeelt indien partijen de mediator juist met het oog daarop hebben benoemd. De vaardigheden die van de mediator verwacht mogen worden zijn bijvoorbeeld interventietechnieken gericht op het verbeteren van de communicatie tussen partijen, het verhelderen van het probleem en de betrokken emoties en belangen en de begeleiding van de onderhandelingen tussen partijen. De mediator beschikt ook over meer technische vaardigheden, zoals het bespreken en afsluiten van een mediation- overeenkomst en het (laten) vastleggen van afspraken in een vaststellingsovereenkomst.
Essentie van de beroepshouding is dat de mediator integer en betrouwbaar is, zijn vak naar beste kunnen uitoefent en de bereidheid heeft om zich doorlopend bij te scholen en verder te ontwikkelen als mediator. Persoonlijke kwaliteiten zijn essentieel voor de mediator. Van de mediator mag verwacht worden dat hij evenwichtig, flexibel, empathisch en doortastend is en dat hij goed kan opereren in een context waarin druk en tegenstrijdige belangen een onmiskenbare rol spelen.

8 – Werkwijze
8.2  De mediator is verantwoordelijk voor het mediationproces en bewaakt het verloop daarvan.
8.2  De mediator sluit voorafgaand aan de mediation met alle partijen een schriftelijke mediationovereenkomst die ten minste de vertrouwelijkheid en vrijwilligheid omvat.
8.3  De mediator betrekt geen derden bij de mediation, behoudens met toestemming van partijen.
Toelichting
De essentie van de taak van de mediator is het bewaken van het mediationproces. De mediator behandelt de mediation met de nodige voortvarendheid en maakt daarvoor voldoende tijd beschikbaar. Hij geeft uitleg over het mediationproces, de inhoud van de mediationovereenkomst en het Reglement. De mediator verifieert of partijen begrijpen welke voorwaarden en consequenties er aan ondertekening van de mediationovereen- komst zijn verbonden.
De mediator zorgt voor een evenwichtige behandeling van de kwestie en bevordert zoveel mogelijk dat iedere partij op gelijkwaardige wijze aan bod komt, in voldoende mate toegang heeft tot de benodigde informatie en de ruimte heeft om zo nodig financiële, juridische, psychologische of andere adviseurs te raadplegen.
De mediator is verantwoordelijk voor de contractuele vastlegging in de mediationovereen- komst van de geheimhoudingsplicht van partijen en hemzelf. De geheimhoudingsplicht van partijen dient er primair voor om te bevorderen dat zij vrijuit kunnen spreken tijdens de mediationgesprekken en dat vertrouwen kan worden opgebouwd. Partijen bepalen samen de omvang van de geheimhoudingsplicht. Zij beoordelen of het voor de voortgang van de mediation nodig is dat met bepaalde personen buiten de mediationtafel overleg plaats heeft. De mediator draagt er zorg voor dat de geheimhoudingsplicht en de omvang daarvan wordt vastgelegd.

9 – Tarief en kosten
9.1  De mediator maakt met partijen vooraf een afspraak over zijn tarief en de bijkomende kosten en legt deze afspraak vast in de mediationovereenkomst.
9.2  Tenzij de mediator goede gronden heeft om aan te nemen dat partijen niet in aanmerking kunnen komen voor een mediationtoevoeging, is hij verplicht partijen te wijzen op de mogelijkheid daartoe. Wanneer partijen mogelijk in aanmerking komen voor een mediationtoevoeging en niettemin verkiezen daarvan geen gebruik te maken, legt de mediator dat schriftelijk vast.
9.3  De mediator zal voor een mediation waarin hij is toegevoegd voor zijn werkzaamheden geen vergoeding, in welke vorm dan ook, bedingen of in ontvangst nemen, afgezien van de door de Raad voor Rechtsbijstand opgelegde eigen bijdrage.
9.4  Het is de mediator toegestaan een vast bedrag voor de mediation af te spreken.
9.5  De mediator zorgt voor een duidelijke, inzichtelijke declaratie.
Toelichting
Bij de start van de mediation maakt de mediator een duidelijke afspraak over zijn tarief (of een vast bedrag voor de mediation) en eventuele bijkomende kosten. De mediator spreekt met partijen af wie de kosten van de mediation draagt. De mediator specificeert zijn declaratie op een heldere manier. Hij houdt een verrichtingenstaat bij en legt deze desgevraagd over, zodat het voor partijen inzichtelijk is voor welke werkzaamheden hij welke kosten in rekening brengt.
Partijen kunnen op verschillende terreinen (zoals op het personen- en familierecht, arbeid en ontslag, overeenkomsten en verbintenissen, huur en bestuur) in aanmerking komen voor een mediationtoevoeging van de Raad voor Rechtsbijstand. De mediator dient bij aanvang van de mediation te onderzoeken of partijen (of een van hen) in aanmerking komen voor een mediationtoevoeging. Deze verplichting kan achterwege blijven wanneer de mediator goede gronden heeft om aan te nemen dat partijen (of een van hen) niet in aanmerking komen voor een toevoeging.
Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de aard van het geschil niet
voldoet aan de inhoudelijke eisen van de Raad voor Rechtsbijstand of wanneer de draagkracht van partijen hoger is dan de inkomenseisen van de Raad voor Rechtsbijstand (zie www.rvr.org). Mediators die niet zijn ingeschreven bij de Raad voor Rechtsbijstand verwijzen partijen die in aanmerking komen voor een mediationtoevoeging in beginsel door naar een mediator die wel is ingeschreven bij de Raad voor Rechtsbijstand. Wanneer partijen in aanmerking komen voor een mediationtoevoeging en niettemin verkiezen daarvan geen gebruik te maken, legt de mediator dat schriftelijk vast.
De mediator mag – buiten de eigen bijdrage – in geen geval kosten in rekening brengen bij de partij op toevoegbasis. Het in rekening brengen van kosten aan de partij op toevoegbasis is in strijd met de bepalingen in de Wet op de rechtsbijstand (artikel 33e lid 3 en 38 lid 1) en met artikel 11 lid 4 van de ‘Inschrijvingsvoorwaarden mediators’ van de Raad voor Rechtsbijstand. Dit laat onverlet dat de mediator voor zijn werkzaamheden op toevoegbasis een vergoeding van de Raad voor Rechtsbijstand ontvangt.

10 – Tuchtrecht
De mediator is onderworpen aan het tuchtrecht conform het Reglement Stichting Tuchtrechtspraak Mediators.
Toelichting
Iedere mediator die tijdens de aanvang van een mediation in het MfN-register staat ingeschreven, is aan dit tuchtrecht onderworpen.

DEEL C: MfN-mediationreglement

Artikel 1 – Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
1. kwestie: de in de mediationovereenkomst omschreven kwestie.
2. certificerende instelling: de instelling die certificaten van vakbekwaamheid uitgeeft aan mediators op basis van een door de MfN erkend of aanvaard certificatieschema.
3. mediation: procedure waarbij de partijen zich inzetten om, onder begeleiding van
een mediator, hun kwestie op te lossen met toepassing van het reglement.
4. mediationovereenkomst: de schriftelijke overeenkomst waarin de partijen afspreken zich in te spannen om de kwestie door mediation op te lossen en de mediator de opdracht verlenen om in de kwestie als mediator op te treden en de mediator deze opdracht aanvaardt.
5. mediator: degene die de mediation begeleidt en die staat ingeschreven in het MfN-register.
6. SKM: Stichting Kwaliteit Mediators, de stichting die het MfN-register beheert en uitvoert.
7. MfN: Mediatorsfederatie Nederland.
8. partij(en): de partijen die wensen de kwestie door middel van mediation op te lossen.
9. register: het MfN-register.
10. reglement: dit reglement.
11. secretariaat: het secretariaat van het MfN-register.

Artikel 2 – Benoeming mediator
2.1  De partijen wijzen zelf een mediator aan.
2.2  Indien de partijen de hulp van het register wensen bij de keuze van een mediator, dienen zij een schriftelijke aanvraag in bij het secretariaat. De aanvraag bevat de namen, (e-mail)adressen, telefoonnummers van de partijen en hun eventuele vertegenwoordigers, alsmede een globale omschrijving van de kwestie.
2.3  Na ontvangst van de aanvraag zendt het secretariaat aan de partijen:
1. een lijst met mediators die, gezien de omschrijving van de kwestie en/of de door de partijen opgegeven relevante criteria, in aanmerking komen;
2. een exemplaar van het reglement en de Gedragsregels voor de MfN-register mediator.
2.4  De partijen maken uit bedoelde lijst een gezamenlijke keuze. De partijen mogen dan rechtstreeks contact met de mediator opnemen. Indien de partijen niet zelf rechtstreeks contact op wensen te nemen, berichten de partijen het secretariaat schriftelijk welke mediator zij hebben gekozen. Na ontvangst hiervan informeert het secretariaat de mediator omtrent de aanvraag en de gemaakte keuze zodat de mediator vervolgens contact kan opnemen met de partijen.
2.5  Komen de partijen niet tot een gezamenlijke keuze, dan kunnen zij het secretariaat (gezamenlijk) verzoeken een schriftelijk voorstel te doen voor een door de partijen te benoemen mediator.
2.6  Bij aanvaarding van de opdracht stelt de mediator een mediationovereenkomst op. De partijen en de mediator ondertekenen de mediationovereenkomst.

Artikel 3 – Aanvang mediation
De mediation vangt meteen aan na ondertekening van de mediationovereenkomst door de partijen en de mediator, tenzij een ander tijdstip in de mediationovereenkomst wordt afgesproken.

Artikel 4 – Werkzaamheden mediator en procesbegeleiding
4.1  De werkzaamheden van de mediator betreffen de mediationbijeenkomsten, maar kunnen daarnaast werkzaamheden omvatten als verslaglegging, contacten met de partijen (schriftelijk of telefonisch), bestuderen van stukken, contacten met derden en het opstellen van overeenkomsten, één en ander vanaf de aanvang van de mediation.
4.2  De mediator bepaalt, na overleg met de partijen, de wijze waarop de mediation wordt gevoerd.
4.3  Het is de mediator toegestaan afzonderlijk en vertrouwelijk met de partijen te communiceren.
4.4  De partijen en de mediator spannen zich ervoor in om de mediation voortvarend te laten verlopen.

Artikel 5 – Vrijwilligheid
5.1  De mediation vindt plaats op basis van vrijwilligheid van de partijen. Elke partij, alsook de mediator, kan op elk moment de mediation beëindigen.
5.2  Tussentijdse afspraken binden partijen alleen voor zover zij die afspraken en het bindende karakter daarvan uitdrukkelijk vastleggen in een getekende overeenkomst. Zij zijn niet gebonden aan de stellingen en voorstellen die zij of de mediator tijdens de mediation hebben ingenomen of gedaan. De partijen zijn alleen gehouden aan dat wat in de in artikel 10.1 bedoelde en door hen getekende overeenkomst is vastgelegd.

Artikel 6 – Beslotenheid
6.1 Bij de mediation zijn geen andere personen betrokken dan de mediator en de partijen en/of hun vertegenwoordigers en adviseurs. Ingeval andere dan voor- noemde personen bij de mediation worden betrokken, is toestemming van de partijen vereist. Indien de mediator dat wenst, kan hij zich bij de mediation secretarieel laten bijstaan door een daartoe door hem aan te wijzen persoon. In elk geval draagt de mediator er zorg voor dat alle personen betrokken bij de mediation een geheimhoudingsverklaring ondertekenen.
6.2 Indien een partij zich tijdens de mediation laat vertegenwoordigen, dient de vertegenwoordiger bevoegd te zijn om alle (rechts)handelingen te verrichten die voor de mediation noodzakelijk zijn, waaronder het aangaan van een overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1. Op verzoek van de mediator dient een schriftelijke volmacht te worden getoond waaruit de bevoegdheid van de vertegenwoordiger blijkt.

Artikel 7 – Geheimhouding
7.1  De partijen doen aan derden – onder wie begrepen rechters of arbiters – geen mededelingen omtrent het verloop van de mediation, de daar door de bij de mediation betrokken personen ingenomen standpunten, gedane voorstellen en de daarbij mondeling of schriftelijk, direct of indirect, verstrekte informatie.
7.2  De partijen verbinden zich om geen stukken aan derden – onder wie begrepen rechters of arbiters – bekend te maken, te citeren, aan te halen, te parafraseren of zich daarop anderszins te beroepen, indien deze stukken door een bij de mediation betrokkene tijdens of in verband met de mediation zijn geopenbaard, getoond, of anderszins bekend gemaakt. Deze verplichting geldt niet voor zover de desbetreffende betrokkene onafhankelijk van de mediation reeds over deze informatie beschikte of had kunnen beschikken.
Onder stukken als bedoeld in dit artikel wordt mede verstaan:
- de mediationovereenkomst;
- aantekeningen van partijen of de mediator in het kader van de mediation;
- verslagen;
- de in artikel 10.1 bedoelde overeenkomst, behoudens indien en voor zover partijen hebben afgesproken dat (de inhoud van) die overeenkomst, of een gedeelte daarvan, niet vertrouwelijk is;
- andere gegevensdragers zoals geluidsbanden, videobanden, foto’s en digitale bestanden in welke vorm dan ook.
7.3  De artikelen 7.1 en 7.2 gelden ook voor de mediator.
7.4  De partijen doen hiermee afstand van het recht om, in rechte of anderszins, hetgeen tijdens de mediation is verstrekt en/of naar voren is gekomen als bewijs jegens elkaar aan te voeren en/of de MfN/SKM, (ex)bestuursleden van de MfN/SKM of bij de MfN/SKM werkzame of anderszins bij de MfN/SKM betrokken
personen, elkaar, de mediator of andere bij de mediation betrokkenen, als getuige of anderszins te horen of te doen horen over informatie die is verstrekt en/ of naar voren is gekomen tijdens of in verband met de mediation, dan wel over
de inhoud van de overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1, alles in de ruimste zin des woords. De partijen worden geacht daartoe een bewijsovereenkomst te hebben gesloten.
7.5  De mediator behandelt alle informatie die hem door één van de partijen buiten aanwezigheid van de andere partij wordt verstrekt vertrouwelijk, behoudens voor zover de betrokken partij uitdrukkelijk toestemming verleent om die informatie tijdens de mediation in te brengen.
7.6 Het bepaalde in de artikelen 7.1 t/m 7.5 geldt niet in het geval van:
1. informatie omtrent strafrechtelijke gedragingen waarvoor een wettelijke
meldplicht dan wel een wettelijk meldrecht bestaat.
2. informatie omtrent de dreiging van een misdrijf.
3. een klacht-, tucht- of aansprakelijkheidsprocedure tegen de mediator. In dat geval is de mediator ontslagen uit de voor hem geldende geheimhoudingsplicht voor zover nodig om zichzelf tegen de vorderingen
te verweren en/of een beroep te doen op zijn beroepsaansprakelijkheidsver- zekering. De geheimhoudingsplicht vervalt voor alle betrokkenen voor zover nodig om de klacht te behandelen.
4. een verzoek van de certificerende instelling aan de mediator om geanoni- miseerde informatie over te leggen ten blijke van praktijkvoering indien de certificerende instelling zich schriftelijk verbindt tot geheimhouding.
5. een verzoek van een door de SKM aangestelde peer reviewer aan de mediator om informatie te overleggen ten blijke van praktijkvoering indien de peer reviewer zich schriftelijk verbindt tot geheimhouding.

Artikel 8 – Einde mediation
8.1  De mediation eindigt:
1. door een schriftelijke verklaring van de mediator aan de partijen dat de mediation eindigt;
of
2. door een schriftelijke verklaring van een partij aan de andere partij(en) en de mediator dat zij zich uit de mediation terugtrekt.

8.2  Beëindiging van de mediation laat de geheimhoudings- en betalingsverplichtingen van de partijen onder de mediationovereenkomst onverlet.

Artikel 9 – Andere procedures

9.1  Eventuele bij de aanvang van de mediation al aanhangige gerechtelijke, of aanverwante procedures over de kwestie of onderdelen daarvan – met uitzondering van maatregelen ter bewaring van rechten – worden door de partijen opgeschort voor de duur van de mediation.
9.2  De partijen zullen gedurende de duur van een mediation jegens elkaar geen procedures als bedoeld in artikel 9.1 aanhangig maken – met uitzondering van maatregelen ter bewaring van rechten.
9.3  Indien een partij een maatregel ter bewaring van rechten neemt, of een andere procedure als bedoeld in artikel 9.1 aanhangig maakt, is zij verplicht daarvan binnen 24 uur na het nemen, respectievelijk aanhangig maken ervan mededeling te doen aan de mediator en de andere partij(en).

Artikel 10 – Vastlegging van het resultaat van de mediation

10.1 De mediator draagt er zorg voor dat hetgeen de partijen zijn overeengekomen deugdelijk, al dan niet door of met behulp van een deskundige derde, in een overeenkomst wordt vastgelegd. Voor de inhoud van de overeenkomst zijn en blijven de partijen met uitsluiting van de mediator zelf verantwoordelijk. De partijen hebben het recht om zich door een externe deskundige te laten adviseren.
10.2  De mediator is niet aansprakelijk voor de inhoud van de door de partijen af te sluiten overeenkomst en de eventueel hieruit voortvloeiende schade.
10.3  De mediator draagt er zorg voor dat de partijen gezamenlijk en op schrift bepalen in hoeverre (de inhoud van) de af te sluiten overeenkomst vertrouwelijk is. In elk geval mag de inhoud van de afgesloten overeenkomst aan de rechter worden voorgelegd indien dat noodzakelijk is om nakoming daarvan te vorderen.

Artikel 11 – Beperking aansprakelijkheid
Iedere aansprakelijkheid van de mediator, ingeval van schade als gevolg van zijn han- delen of nalaten in de mediation, is beperkt tot ten hoogste het bedrag dat in de desbe- treffende verzekeringsovereenkomst wordt uitgekeerd door zijn beroepsaansprakelijk- heidsverzekeraar, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat krachtens die verzekeringsovereenkomst in het betreffende geval voor rekening van de mediator komt.

Artikel 12 – Gedragsregels en klachten
De mediator is gebonden aan de door het bestuur van de MfN vastgestelde Gedragsregels voor de MfN-registermediator en onderworpen aan de klachtenregeling van het MfN-register en tuchtrecht conform het Reglement Stichting Tuchtrechtspraak Mediators. Een partij kan binnen twaalf maanden na beëindiging van de mediation bij het MfN-register een klacht indienen conform de op dat moment van kracht zijnde Klachtenregeling MfN-register.

Artikel 13 – Niet voorziene gevallen
In de gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de mediator. Hij handelt daarbij overeenkomstig de strekking van het reglement.

Artikel 14 – Wijziging van het reglement c.q. afwijken van het reglement
14.1  Indien en voor zover de partijen wensen af te wijken van het reglement kan dat alleen middels een schriftelijke overeenkomst met de uitdrukkelijke instemming van de mediator.
14.2  De MfN is te allen tijde bevoegd het reglement te wijzigen. Dergelijke wijzigingen hebben geen effect op mediations die op dat moment reeds worden gevoerd. Op dergelijke mediations zal uitsluitend het reglement van toepassing zijn zoals dat bij de aanvang van die mediations van kracht was.

Artikel 15 – Toepasselijk recht
Dit reglement wordt beheerst door Nederlands recht. Dit geldt ook voor de overeenkomst als bedoeld in artikel 10.1, behoudens voor zover partijen in die overeenkomst anders hebben bepaald.

DEEL D: Verklaring omtrent bescherming van persoonsgegevens

Deze verklaring omvat informatie over de manier waarop Resolve Visie B.V. en de bij Resolve Visie aangesloten mediators met uw privacygevoelige gegevens omgaan, conform de bepalingen van de AVG.

Resolve Visie B.V., als organisatie waarbij mediators zijn aangesloten, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden achtergelaten op de website van Resolve Visie. De bij Resolve Visie aangesloten mediator die u inschakelt voor (diensten in verband met) uw scheiding, – en indien van toepassing de bij de mediation betrokken co-mediator – , is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens aangaande de dienstverlening waarop deze Algemene voorwaarden van toepassing zijn.

Als mediator hebben wij gegevens nodig om met en voor u te kunnen werken. Voor u werken kan zijn: het opstellen van een (echt)scheidingsconvenant of vaststellingsovereenkomst en eventueel een ouderschapsplan, een draagkrachtberekening voor partner- of kinderalimentatie en het opstellen van een verdeling van het huwelijksvermogen. Ook bij het verwerken van een aanvraag voor een toevoeging, het opstellen van een mediationovereenkomst of het sturen van een factuur gebruiken wij uw gegevens. Voor al die activiteiten hebben wij gegevens nodig die we aan u vragen. De grondslagen zijn dan dat u ons toestemming geeft, dat we samen de mediationovereenkomst willen uitvoeren, en in het geval van uw BSN, dat de Raad voor Rechtsbijstand en de Rechtbank deze nodig hebben. Zonder die gegevens kunnen wij niet voor u werken, en moeten we in de meeste gevallen ons werk voor u stopzetten.

Voor het uitvoeren van de mediationovereenkomst en het bereiken van de daarin opgenomen doelen hebben wij persoonlijke gegevens van u nodig. We praten dan over namen, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer en emailadres, de huwelijksdatum en -plaats, BSN-nummer, bankrekeningnummer(s) en informatie omtrent bezittingen (o.a. koopwoning) en schulden (o.a. hypotheek) van u en van minderjarigen/jong-meerderjarigen waarvoor u verantwoordelijk bent, gegevens over uw pensioen, over uw inkomens en belastingaangiftes. Bij aanvang van de mediation krijgt u van ons een checklist met de documenten die wij van u vragen, met daarbij aangegeven wat het doel is waarvoor wij deze informatie nodig hebben. In de bijlage treft u deze checklist, waarin ook aangegeven is met wie de verstrekte gegevens mogelijk gedeeld gaan worden, in overleg met u. De gegevens die we van u krijgen worden alleen verstrekt aan anderen binnen het kader van ons werk, dus indien van toepassing aan de Raad voor Rechtsbijstand, de Rechtbank, de advocaat die een verzoek indient bij de rechtbank en aan een financiële of hypotheekadviseur van Hypotheek Visie of een ander bedrijf indien van toepassing. Dat gebeurt altijd pas als er volledige instemming met u is, en u daarvoor getekend hebt. In geval van een calamiteit worden uw gegevens gedeeld met een collega mediator van Resolve Visie, zodat deze het werk kan overnemen. In voorkomende gevallen kan een collega mediator binnen Resolve Visie geraadpleegd worden, of een externe deskundige (met uw toestemming). Daarnaast werken we in een beveiligde bedrijfscloud-omgeving van Resolve Visie en maken we alimentatieberekeningen met de software Split-online die daarbij als verwerker optreedt van uw gegevens. Met de leverancier daarvan hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten, zodat zij even zorgvuldig met uw gegevens omgaan. Als wij voor ons werk gebruik maken van gegevens over u uit andere bronnen, wordt dat altijd met u besproken.

Wij werken niet op andere manieren met uw gegevens. Ze worden door ons niet gecombineerd voor profiling, of automatische besluitvorming, en worden ook niet gekoppeld aan andere databases.

Uw gegevens zijn veilig bij ons, ze worden niet met anderen dan hierboven genoemd gedeeld. We bewaren ze zolang de mediation loopt. Daarna worden ze in een archief opgeslagen, zoveel als mogelijk geanonimiseerd, om te voldoen aan de eisen van onze beroepsgroep. De wettelijke bewaartermijnen worden in acht genomen, daarna worden al uw gegevens door ons gewist.

Tussentijds kunt u opvragen welke gegevens wij hebben, en deze laten verwijderen. Verwijderen van gegevens kán inhouden dat wij geen werkzaamheden meer voor u kunnen verrichten. Aan een verwijderingsverzoek zullen wij alleen voldoen als u zich identificeert als de persoon waarvan wij de gegevens hebben. Verwijderen zal niet plaatsvinden binnen 12 maanden na beëindiging van de mediation met het oog op artikel 12 van het MfN-reglement.

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee heeft dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan direct contact met ons op*. De volgende technische maatregelen zijn genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen:

    • Gegevens die u aan ons toevertrouwt, worden in een beveiligde bedrijfscloud bewaard, en op de harde schijf van de computer van de mediator, die beveiligd is met een wachtwoord. Documenten op papier worden bewaard in een afsluitbare kast.
    • Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall, is geïnstalleerd in de bedrijfscloud van Resolve Visie en op de computer van de mediator.
    • Persoonsgegevens die u op het contactformulier op de website van Resolve Visie invult, worden alleen gebruikt om contact met u op te nemen ter beantwoording van uw vraag.
    • TLS (voorheen SSL): Wij versturen uw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kunt u zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.

*Mocht u ondanks onze uitleg of oplossing denken dat wij niet juist met uw privacygevoelige gegevens omgaan, dan kunt u daarover een klacht indienen bij de toezichthouder, www. AutoriteitPersoonsgegevens.nl.

Overzicht welke gegevens wij doorgeven